Einleitung

In unserer Serie “Wie planen wir Hochzeiten?” möchten wir Euch unsere Vorgehensweise bei jeder Hochzeitsplanung erläutern und nützliche Tipps an die Hand geben, die Ihr für Eure eigene Planung nutzen könnt.

Wir beginnen in chronologischer Reihenfolge: mit der Erstellung eines Konzepts.

Jede Hochzeitsplanung beginnt für uns mit einem Vorgespräch, bei dem wir die Erwartungen, Wünsche und Vorstellungen des Brautpaares in Erfahrung bringen. Wenn Ihr Eure eigene Hochzeit plant, ist es wichtig, dass Ihr Euch in einem ersten Schritt klar macht, wie die Hochzeit aussehen soll. Nur wer weiß was er will kann auch zielgerichtet darauf hinarbeiten.

Zugegeben: Es ist nicht immer so leicht, mit seinem Partner auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen und alle Wünsche unter einen Hut zu bringen. Doch je besser Ihr Euch untereinander abstimmt und wisst, was ihr wollt, umso einfacher wird Euch die Planung fallen.

Letztlich ist es wie alles im Leben: Ihr müsst den Weg kennen, bevor Ihr Ihn beschreiten könnt.

In unserem Vorgesprächen nutzen wir einen Fragebogen, um alle wichtigen Erwartungen festzustellen. Hier sind einige Beispielfragen, die wir uns im Vorfeld jeder Hochzeitsplanung stellen:

  • Welchen Stil soll die Hochzeit insgesamt verfolgen? (z.B. Boho, Vintage, Modern, Märchenhochzeit)
  • Welches Farbmuster habt Ihr Euch vorgestellt? (z.B. Naturfarben, schlicht, bunt)
  • Auf welche Programmpunkte legt Ihr besonderen Wert?
  • Wie viel möchtet Ihr insgesamt ausgeben?

Das Vorgespräch nutzen wir auch zum brainstormen. Oft sitzen wir mit unseren Brautpaaren über zwei Stunden zusammen, überlegen und verlieren uns förmlich schon in vielen tollen Ideen. Dies ist in dieser Phase auch noch gewünscht, denn je mehr Ideen und Kreativität bei dem Leitbild der Hochzeit fließen, desto mehr Spielraum haben wir bei der Konzepterstellung und desto eher kann mit Risikofaktoren (z.B. große Wetterabhängigkeit oder enges Budget) die Vorstellung getroffen werden.

Die Erwartungen feststellen

Die Konzept-erstellung

Nachdem wir Eure Erwartungen festgestellt haben oder nachdem Ihr Euch bei Eurer eigenen Planung Euren Wünschen und Vorstellungen bewusst geworden seid, geht es an die Konzepterstellung.

Bei der Konzepterstellung werden die Ideen und Vorstellungen konkret in die Tat umgesetzt. Wir gliedern unsere Konzepte immer wie folgt:

 

Einleitung & Idee

Hier fassen wir die Ideen und Vorstellung schriftlich zusammen. Zusätzlich recherchieren wir Fotos und Hochzeitsvideos, die den Vorstellungen entsprechen. Dadurch fokussieren wir uns bei der gesamten Planung auf die Erwartungen und formulieren Sie konkret aus, was für ein klarer Bild sorgt.

 

Meilensteine & Deadlines

In unserer Meilensteinansicht fassen wir die großen Planungsschritte zusammen und legen Deadlines fest. Dadurch bekommen wir einen genauen Eindruck, was bis wann erledigt sein muss. Aus den Meilensteinen werden dann nach der Konzeptbesprechung einzelne ToDo’s ausgearbeitet und in unsere Planungssoftware integriert.

Übrigens: Wir nutzen zur Planung unser eigenes Softwaretool, welches wir selbst für unsere Zwecke entwickelt haben. Es basiert auf einer Datenbank und wird auf einem eigenen Server betrieben, sodass wir weltweit – ob im Büro, auf einer Locationbesichtigung oder am Tag der Hochzeit – auf die gesamten Planungsunterlagen, Verträge, Gästelisten etc. zugreifen können. Wenn du selbst deine Hochzeit planst, kannst du dir aber auch mit Excel eine gute Planungsstruktur nach deinen Vorstellungen kreieren. Lasse dich von den zahlreichen im Internet verfügbaren Vorlagen inspirieren. Gerne schicken wir dir unsere Planungsvorlage auch zu. Schreib uns dafür einfach eine E-Mail an info@herzenswunsch-events.de und profitiere von unserer Expertise und Vorlagenstruktur.

 

Budgetplan

Im Budgetplan legen wir die Budgets der einzelnen Kostenfaktoren fest. Dabei arbeiten wir mit über 90 Kostenfaktoren, um alle Eventualitäten abzudecken. Denn es ist sehr wichtig, vorab für jede Dienstleistung sein Budget zu kennen. Nur so kann zielgerichtet nach den richtigen Dienstleistern gesucht werden. Wenn ihr für den DJ ein Budget von 700 Euro festgelegt habt, ist es Zeitverschwendung, nach DJs zu suchen, die mit ihrem kleinsten Paket bei 1.000 Euro beginnen. Einen Musterbudgetplan stellen wir Euch auch gerne per Mail zur Verfügung.

 

Risikoanalyse

Bei der Risikoanalyse überlegen wir, welche wesentlichen Risikofaktoren die Hochzeit beeinflussen. Bei den meisten Hochzeiten ist das Wetter der größte Risikofaktor. Gleichzeitig überlegen wir, wie wir die Risikofaktoren am Besten minimieren. So haben wir bei all unseren Planungen immer ein Schlechtwetter-Backup in der Hinterhand.

 

Zusammenfassung

Am Schluss des Konzepts steht immer nochmal eine Zusammenfassung nebst Fazit. In dem Fazit wird abschließend evaluiert, ob die Ideen und Vorstellungen bei den genannten Rahmenbedingungen (z.B. Budget, Gästeanzahl) realisierbar sind. Am Ende jedes Konzepts steht damit eine kurze Machbarkeitsanalyse.

Ist das Konzept vollständig erstellt, habt Ihr einen konkreten Eindruck über die Umsetzbarkeit Eurer Ideen und auch schon erste konkrete Planungsschritte vorgenommen. Ihr wisst, wie viel Budget Ihr für welche Dienstleistung zur Verfügung habt und wisst, bis wann welcher Meilenstein erledigt sein muss. Dadurch bekommt die anfängliche Idee einen konkreten Bezug. Wir empfehlen dringend, ein Konzept vorab zu erstellen, da Ihr im Anschluss “nur noch” die Hochzeit step-by-step planen müsst. Es ist viel leichter, effizienter und vor allem erfolgversprechender, mit einem konkreten und gut ausgetüftelten Konzept die Hochzeit zu planen, als einfach drauf loszulegen. Häuser werden schließlich auch mit Bauplänen gebaut, warum sollte dies bei Hochzeiten anders sein?

 

Die Konzeptbesprechung

Plant Ihr Eure Hochzeit selbst, entfällt dieser Schritt. Denn Ihr müsst Euer eigenes Konzept schließlich nicht mit Euch selbst besprechen.

Wenn wir Euch als Planer unterstützen, erstellen wir das Konzept und besprechen es im Anschluss mit Euch gemeinsam. An dieser Stelle werden nochmal letzte Anpassungen vorgenommen.

Die Konzeptbesprechung gehört zu unseren Lieblingsschritten bei der Hochzeitsplanung, denn wir sitzen gemütlich mit einer heißen Tasse Kaffee an einem Tisch und freuen uns immer, wenn aus der reinen Idee langsam aber sicher Wirklichkeit wird und die Planung als großer Prozess immer konkreter und fassbarer wird.

Warum Ihr nicht auf ein Konzept verzichten solltet

Das Konzept bietet die Grundlage Eurer Planung. Wer ohne Konzept plant, kann nicht effizient, kostengünstig und organisiert planen. Ohne zu wissen, welches Budget für welche Leistung zur Verfügung steht und bis wann welche Aufgabe erfüllt sein muss, mündet in der Regel in einem großen Chaos.

Wir benötigen für das erste Vorgespräch, Konzepterstellung und Konzeptbesprechung ca. 15 Stunden. Auch wenn das erstmal viel klingt, kostet eine Planung ohne Konzept bei Weitem mehr Zeit. Und auch mit Konzept erfordern unsere Hochzeitsplanungen regelmäßig 100 Stunden. Ohne Konzept würde sie vermutlich doppelt so lange dauern.

Wenn Ihr Hilfestellungen bei Euren Konzepten benötigt oder wir über Euer Konzept mit geschulten Augen kontrollieren und Feedback geben sollen, könnt Ihr uns jederzeit eine Mail schreiben. Denn wir bieten nicht nur Komplettplanungen, sondern auch einzelne Bestandteile, wie z.B. die Konzepterstellung oder bloße Überprüfung an.

Darüber hinaus könnt Ihr an unseren quartalsweise stattfindenden Bridal Days in unseren Geschäftsräumen besuchen. Hier treffen wir uns mit Brautpaaren, verbringen einen ganzen Tag mit dem Erfahrungsaustausch und schauen uns gerne Euer Konzept gemeinsam an. Profitiert von unserer Expertise und den Erfahrungen anderer Brautpaare. Denn die Teilnahme an den Bridal Days ist kostenlos und unverbindlich. Für leckeren Kaffee und Snacks wird natürlich gesorgt 🙂

Über den Autor

DJ Hochzeit

Ken Keiper

Hochzeitsplaner | Dipl.-Finanzwirt (FH)

Ken Keiper ist CEO von Herzenswunsch, zertifizierter Hochzeitsplaner und Visionär. Als DJ und Hochzeitsplaner begleitet er täglich Brautpaare, plant Hochzeiten und feiert mit den Gästen bis tief in die Nacht. Privat ist er hoffnungsloser Romantiker und liebt entspannte Abende mit Freunden und Familie.